Wegen Urlaub, bei längerer Abwesenheit durch Fortbildung usw. lässt ich in Outlook der sogenannte "Abwesenheits-Assistent" einstellen. Unter Outlook 2010 findet Ihr den Assistenten unter Datei >Informationen > Automatisch Antworten
Anmerkung: Der Punkt existiert nur, wenn Outlook in der Exchange Server Umgebung startet. Daheim, mit sogn. POP3 oder IMAP Konten, findet Ihr den Punkt nicht. Schauen sie in diesem Fall weiter Unten, da ist noch ein Tipp zum Abwesenheitsassistent bei GMX, Web.de, usw.
Es öffnet sich er Dialog "Automatische Antworten". Liegt hinter Outlook 2010 auch ein Exchange Server 2010, so finden sich im Dialog zwei Antwortoptionen. "Innerhalb der Organisation" und "Außerhalb der Organisation". Weiterhin ist bei den Optionen dann auch ein Zeitraum aktivierbar, innerhalb dessen die Abwesenheitsnachricht gesandt werden kann.
Über das Register "Innerhalb der Oganisation" könnt Ihr eine Nachricht für eure Kolleginnen und Kollegen verfasssen.
Über das Register "Außerhalb meiner Organisation (An)" informiert ihr die, die euch von außen eine E-Mails schreiben (also nicht zu eurer E-Mail-Organisation gehören). Nett ist dabei auch die Option Antworten "Nur meiner Kontakte" zukommen zu lassen (also nur denen eine automatische Antwort zu schreiben, die auch in eurem Adressbuch sind). Somit werden Spams nicht automatisch beantwortet.
Letztlich lassen sich noch Regeln definieren.
Ein Beispiel wäre alle E-Mails die eingehen, an ein externes Konto weiter leiten zu lassen (Auszubildende nutzen dies gern, um in Zeiten der Prüfungen alle Nachrichten von der Schule auch daheim zu bekommen).
Zu beachten ist hier der Datenschutz! Nicht jede Nachricht darf einfach so auf ein privates E-Mail-Konto weiter geleitet werden. Die Nachrichten der Schule kommen bestimmt von einer bestimmten Absende-Adresse, die in der Regel platz findet.
Abwesenheits-Assistent unter Outlook 2003 und früher
Unter Outlook 2003 wechselt in den Posteingang und wählt unter Extras den Punkt "Abwesenheits-Assistent...".
Im Dialog "Automatisch Antworten" bzw. "Abwesenheits-Assistent" könnt Ihr einstellen, ob eine Automatische Antwort generiert werden soll oder nicht.
Ist der Assistent aktiviert (Ich bin zurzeit nicht im Hause) wird jede eingehende E-Mail einmalig mit dem Text unter "Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet:" beantwortet.
Neben der Antwort könnt Ihr auf eingehende E-Mails weitere Regeln anwenden. Über die Schaltfläche "Regel hinzufügen..." könnt Ihr z. B. bestimmen, ob die Nachricht automatisch an andere weiter geleitet wird.
Tipp für POP3 und IMAP Konten (z. B. bei GMX, Web.de, T-Online, usw.)
Noch ein Tipp für die Nutzer von POP3 oder IMAP Konten bei GMX, Web.de, Google, usw.: Die Abwesenheitsnachricht sendet der Server selbst, nicht Outlook. Wer seine E-Mails von einem Mailprovider abholt und in Outlook liest, kann in der Regel die Abwesenheitsnachricht direkt beim Mailprovider aktivieren. Hier ein Beispiel von GMX:
Logged euch bei eurem E-Mail-Provider direkte auf der Homepage ein. Im Beispiel von GMX einfach über www.gmx.de. Benutzername und Kennwort eingeben, dann seid Ihr angemeldet.
In den Optionen unter E-Mail findet Ihr dort den Punkt "Abwesenheit". Der mag bei anderen E-Mail-Providern wie Google, Yahoo, Feenet irgendwo anders versteckt sein, doch er ist in der Regel irgendwo zu finden. D. h. diejenigen, die E-Mails über POP3 oder IMAP abrufen, müssen auf den Abwesenheits-Assistenten nicht verzichten, der ist nur nicht in Outlook versteckt, sondern direkt beim Provider zu aktivieren.
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