Die Hilfsmittel "AutoKorrektur" und "AutoTexte", die schon unter Microsoft Word das Arbeiten erleichtern, sind natürlich auch unter Outlook verfügbar. Betrachten wir uns zunächst die "AutoKorrektur". Unter Outlook 2010 kommt Ihr über "Datei > Optionen"...
... zu den E-Mail-Optionen. Über die Schaltfläche "Rechtschreibung und AutoKorrektur..." ...
... seid Ihr in dem Bereich, der euch beim Schreiben von E-Mails unterstützt. Schaut euch die Optionen hier zunächst an und betätigt dann die Schaltfläche "AutoKorrektur-Optionen".
Die AutoKorrektur wird während der Eingabe bestimmte Ersetzungen automatisch vornehmen. So wird z. B. jeder Satzanfang groß geschrieben. Das ist auf der einen Seite nett, kann manchmal aber auch nerven. Ihr könnt z. B. über die Option "Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen" bestimmen, ob Outlook das machen soll oder nicht. Das selbe gilt für "Jeden ersten Buchstaben in Tabellenzellen groß".
Was einfach klasse ist, ist der Bereich "Während der Eingabe ersetzen". Hier findet Ihr z. B. den Eintrag, dass "wei" durch "wie" ersetzt wird, oder das "ht" durch "hat" ersetzt wird. Schaut die Liste mal durch. Ihr könnt jederzeit Einträge löschen oder eigene aufnehmen. Z. B. könnte man "vhsvb" durch "Volkshochschule des Vogelsbergkreises" ersetzen lassen und muss später nur noch vhsvb schreiben, eine Leertaste drücken und die Ersetzung wird vorgenommen.
Ab Outlook 2007 verwendet Microsoft zum Darstellen (Rendern) der E-Mails das Microsoft Word. Eine Möglichkeit Word als E-Mail-Editor zu deaktivieren - wie in den früheren Versionen möglich war - gibt es nicht mehr.
Das bedeutet für die AutoKorrektur auch, dass Ihr diese Einträge für Word und für Outlook E-Mails erstellt (selbst in PowerPoint, Excel, OneNote, Publisher, usw. lassen sich die Ersetzungen nutzen). Die Optionen, z. B. "ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren" werden allerdings individuelle für Word, Outlook, PowerPoint, usw. gespeichert. Das was Ihr hier eingebt bzw. löscht wird später auch in Word so ein. Beide benutzen also die selben AutoKorrektur-Einträge.
Anmerkung: Ihr müsst Word ggf. neu Starten, wenn Ihr über Outlook in der AutoKorrektur etwas verändert habt. Word und Outlook laden die Einstellungen beim Start und bekommen die Änderungen der anderen Seite erst beim Neustart mit.
Die AutoKorrektur funktioniert nur im Rumpf der Nachricht, im Betreff geht da "leider" nichts. In den früheren Outlook Versionen (z. B. Outlook 2003) wurde die AutoKorrektur nur unter bestimmten Bedingungen aktiv (Word musste E-Mail-Editor sein und dann konnte man in HTML, Rich-Text und Text-Mails die AutoKorrektur nutzen, anderenfalls nur im "Nur Text Format und im Rich-Text Format). Doch hierzu lest den Beitrag "Outlook 2003 eigene Auto Texte anlegen" im Office Forum auf www.office-loesung.de.
AutoTexte bzw. Schnellbausteine
Genau wie Word 2010 beherrscht auf Outlook 2010 die AutoTexte (bzw. Schnellbausteine). Das liegt nicht zuletzt daran, dass Word im Hintergrund werkelt.
Texte, die Ihr des öfteren in neuen E-Mails nutzt (Angebotstexte, Anfragen, Grüße, usw.), markiert Ihr und fügt Sie über den Befehl "Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog Speichern" des Registers "Einfügen" ...
... als neuen Baustein hinzu. Achtet im Dialog "Neuen Baustein erstellen" darauf, dass Ihr einen einprägsamen Namen für den Textbaustein vergebt (keine Leer- und keine Sonderzeichen!). Dann wählt als Katalog "AutoText" und vergebt ggf. noch eine Beschreibung.
Die AutoTexte werden in Outlook 2010 in der Datei "NormalEmail.dotm" gespeichert. Unter Word 2010 waren die in der "Building Blocks.dotx" zu finden.
Ein Klick auf OK und Outlook kann den Baustein in der nächsten E-Mail sofort einfügen.
Erstellt hierzu eine neue E-Mail und gebt den Namen des Bausteins an beliebiger Stelle ein. Besteht der Name des Bausteins aus mehr als drei Zeichen, versucht Outlook nach dem 3. Zeichen zu erkennen, ob ein Baustein mit dem Kürzel hinterlegt ist und schlägt ihn als "ToolTipp" vor.
Betätigt die F3-Taste. Damit wird der Baustein an Ort und Stelle eingefügt.
Falls Outlook den Baustein erkennt (seht ihr am ToolTipp), könnt Ihr ihn auch mit der ENTER- oder Tabulator-Taste einfügen.
Welche Bausteine Ihr schon habt, seht ihr in Outlook derzeit nur über das Register Einfügen, Gruppe Text, Befehl Schnellbausteine > AutoText (leider nur, wenn die E-Mail im HTML- oder Rich-Text-Format geschrieben wird ... siehe Register "Text formatieren").
Ändern von AutoTexten
AutoTexte könnt Ihr verändern, in dem Ihr sie einfügt, verändert und unter dem selben Namen wieder aufnehmt.
Wo werden die AutoTexte gespeichert?
Die AutoTexte werden, wie oben erwähnt, in einer eigenen Vorlage mit dem Namen "NormalEmail.dotm" gespeichert. Die Vorlage "NormalEMail.dotm" liegt im Standard-Vorlagenverzeichnis von Microsoft Office 2010. Das wäre unter Windows 7 im Verzeichnis
C: \ Users \ <Benutzername> \ Anwendungsdaten \ Microsoft \ Templates
zu finden.
Lest ggf. unter "Autotext in Mails verwenden", wie Ihr die AutoText Einträge aus Word nach Outlook und von Outlook nach Word verschieben könnt. Weiterhin steht dort auch, wie Ihr die AutoText-Einträge gemeinsam nutzen könnt.
Alternativen zu den AutoTexten
Wer etwas mehr Komfort benötigt sollte sich den ReplyButler mal ansehen.
Weitere Informationen ins Web
EDV Workshops
Office im Büroalltag