Speichern von Dokumentvorlagen

Ist eine Vorlage für zukünftige Dokumente erst einmal fertig, sollte diese auch als Vorlage gespeichert werden. Hierzu klicken Sie auf "Datei > Speichern unter"...

...und wählen als Dateityp "Word-Vorlage" bzw. "Word-Vorlage mit Makros".

Als Dateiendung stehen damit "dotx" (Document Template) oder "dotm" (Document Template with Macros) zur Verfügung.

Dokumentvorlagen werden in einem eigenen Vorlagen-Verzeichnis gespeichert, wobei Word 2010 das Verzeichnis "Template" (oder auch "Vorlagen") nutzt.

Klicken Sie im Navigationsbereich auf das Verzeichnis "Template" (kann bei einigen Installationen auch "Vorlagen" heißen).

Anmerkung: Unter Word 2010 ist das Vorlagenverzeichnis standardmäßig unter ...

C: \ Users \ <benutzername> \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates

...zu finden. Leichter fällt es allerdings, wenn man im Speichern unter - Dialog einfach mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis "Templates" klickt ...

... und im Kontextmenü den Befehl "Im neuen Fenster anzeigen wählt".

Im Vorlagen-Verzeichnis befinden sich nach der Installation meist nur eine oder zwei Dateien.

Doch kommen wir zurück zum Speichern der Vorlage.

Klicken Sie im "Speichern unter"-Dialog auf das Vorlagen-Verzeichnis (in der folgenden Abbildung "Templates").

Wählen Sie einen passenden Dateinamen. Achten Sie nochmals darauf, dass Sie als Dateityp auch "Word-Vorlage (*.dotx)" gewählt haben.

Achten Sie weiterhin darauf, dass die Option "Miniatur speichern" deaktiviert ist. Speichern Sie die Datei. Feritg.

Nutzen der Vorlage

Um die Vorlage bei den nächsten Schreiben zu nutzen, öffnen Sie ein neues Dokument über Datei > Neu > Meine Vorlagen ...

... wählen die Vorlage aus, die die Basis für das neue Dokument bilden soll (im Beispiel wähle ich die Vorlage "Dokumentvorlage 01") und klicken auf OK.

Ein neues Dokument steht vor Ihnen. Es handelt sich hierbei um eine Kopie der Vorlage. Das Dokument können Sie nun beliebig verändern, ohne die Vorlage selbst zu zerstören. Speichern Sie das Dokument zum Schluss unter einem beliebigen Dateinamen oder schließen Sie es ohne das Dokument zu speichern.

ENDE

Warum sollte "Miniatur speichern" deaktiviert werden?

Wenn Sie die Dokmente (hier die Vorlage) mit Miniatur speichern, wird es in den meisten Fällen keine großen Unterschiede machen. Mein Beispieldokument enthielt auf der ersten Seite keine Bilder und so beträgt der Größenunterschied zwischen den beiden Dateien nur ein paar Kilobyte.

In der oberen Abbildung wurde die "Dokumentvorlage 01.dotx" ohne und die selbe Datei nochmal als "Dokumentvorlage 02.dotx" mit Miniatur gespeichert.

Die Miniatur ist immer dann sichtbar, wenn man die Vorlage auswählt ... so z. B. im Windows Explorer ...

Ohne Miniatur würde ein Standard-Symbol angezeigt.

Genau so verhält es sich beim Erstellen neuer Dokument über "Datei > Neu > Meine Vorlagen".

Bei vorhandener Miniatur, wird diese auch angezeigt.

Das kann - gerade bei vielen Vorlagen - tatsächlich von Vorteil sein!

Word speichert Grafiken, die auf der ersten Seite sind, in der Vorschau als "Windows Enhanced Metafile" (kurz EMF-Datei).

Das ist erst einmal nicht schlimm. Doch erhöht dieses Vorschaubild die Dateigröße der Vorlage von 74 Kilobyte ohne Miniatur auf 1,8 Megabyte mit der Miniatur!

In der obigen Abbildung sehen Sie die "Dokumentvorlage 03.dotx", die den gleichen Inhalt hat wie die "Dokumentvorlage 04.dotx", nur dass bei der "Dokumentvorlag 04.dotx" die Miniatur mit gespeichert wurde.

Jedes neue Dokument, was nun auf dieser Vorlage basiert, hat damit von Anfang an die 1,8 MB, wobei andere Dokument, die auf der Vorlage "Dokument 03.dotx" basieren, lediglich 74 KB haben.

Achten Sie auch daruf: Wenn Sie beim Speichern einmal die Option "Miniatur speichern" aktivieren, bleibt die so lange drin, bis Sie sie wieder deaktivieren. D.  h., das bei allen zukünftigen Speichervorgängen immer eine Miniatur erzeugt wird.

Manche sagen: Das kann uns nicht passieren. Doch verbirgt sich ggf. in Ihrem Briefkopf ein "einfaches" Firmenlogo. Und schon kann die Vorlage durch die Miniatur enorme Größen annehmen. Das Firmenlogo auf dem Briefkopf, kann also dafür sorgen, dass die Vorlage in der Dateigröße wächst.

{xtypo_info}Fazit: Lassen Sie die Option "Miniatur speichern" beim Speichern der Vorlagen besser weg. Entscheiden müssen Sie allerdings selbst.{/xtypo_info}

Weitere Informationen zu den Dokumentvorlagen finden Sie z. B. im Beitrag "Speicherort der Dokumentvorlagen".

ENDE DES WORKSHOPS