Ein Problem, das ebenfalls sehr häufig bei der Anbindung von externen Datenquellen auftritt ist, dass Word die Datenquelle nicht finden kann. Die Meldung 'Word konnte die Datenquelle, xyz nicht finden.' erscheint beim öffnen des Seriendruck-Hauptdokumentes. Dies kann unterschiedliche Ursachen haben.
Worauf man irgendwann kommt
Word 2000
Für Word 2000 gibt es von Microsoft eine Erweiterung, die zusätzliche Informationen zu dieser Meldung anzeigt. Dies ist gerade zu Analyse sehr hilfreich. Die Erweiterung heißt Microsoft Office 2000 Customizable Alerts und wird auch im KB Artikel http://support.microsoft.com/kb/224056/de verlinkt.
Word 2003
Beim Öffnen von externen Datenquellen muß Word ggf. eine Konvertierung durchführen, den Koverter wählt Word standardmäßig selbst aus. Aktivieren Sie die Option 'Konvertieren beim Öffnen bestätigen' unter Extras - Optionen - Allgemein).
Aus der Word Hilfe: Konvertierung beim Öffnen bestätigen weist Word an, Sie zum manuellen Auswählen des Dateikonverters aufzufordern, mit dem Word die mit anderen Programmen erstellten Dateien öffnet. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Word automatisch einen Dateikonverter auswählen soll.
Standardmäßig wird der Serienbrief per OLE-DB verbunden. Verbinden Sie den Serienbrief per ODBC oder DDE dann Fragt Word nicht mehr nach.
Beispiel bei einer bereits verbundenen Datei ("Konvertieren beim Öffnen bestätigen" ist aktiviert).
Die Meldung ist zunächst die gleiche wie oben ...
Klicken Sie auf 'Datenquelle suchen...'.
Wählen Sie die Datenquelle (im Beispiel eine Access Datenbank) und klicken Sie auf Öffnen.
Wählen Sie die Möglichkeit Access über ODBC anzubinden. Klicken Sie dann auf OK.
Nun werden alle Tabellen, die sich in der Access Datenbank befinden angezeigt. Sollten Sie als Datenquelle eine Abfrage wählen wolle, so klicken Sie auf "Optionen".
Aktivieren Sie die Ansichten (auch Views oder Abfragen genannt) und klicken Sie auf OK.
Nun werden auch die Abfragen angezeigt und Sie können die entsprechende Datenquelle wählen. Klicken Sie dann auf OK.
Das Serienbrief-Hauptdokument ist nun korrekt angebunden. Alle Schutzmechanismen sind nun wieder raus. Speichern Sie das Dokument nun noch einmal ab. Schließen Sie es und öffnen Sie es wieder. Der Serienbrief sollte sofort ohne Meldungen starten.
Links zum KB Artikel
Problem mit der Anbindung der Datenquelle über UNC Pfade
Die Anbindung der Datenquelle in den Netzwerkumgebungen ist über den "UNC Pfad" statt über den Laufwerksbuchstaben gesetzt.
Der UNC-Pfad zu Datenquelle ist z. B.
{xtypo_code}\\\\servername.domain.lokal\freigabename\ordnername\dateiname.xls{/xtypo_code}
Dann kann es sein, dass ggf. der UNC-Pfad
{xtypo_code}\\\\servername\freigabename\ordnername\dateiname.xls{/xtypo_code}
klappt.
Zuweisung der Laufwerksbuchstaben (Computername statt DNS Name)
Häufig war auch das "mapping" (also das Zuweisen) der Laufwerke zu den Netzwerk-Adressen die Ursache. Die folgende Abbildung zeigt die Zuweisung der Laufwerksbuchstaben in drei unterschiedlichen Formen:
Das erste "mapping" des Laufwerkes "Q:" läuft über den Servernamen selbst. Das ist die Standardform der sogenannten UNC-Pfade.
{xtypo_code}net use q: \\\\dc01\\daten{/xtypo_code}
Hierbei ist "dc01" der Name des Servers und "daten" der Freigabename des Verzeichnisses auf dem Server.
Ich mappe Laufwerke in der Regel mit Ihrem DNS-Namen, also in der Form:
{xtypo_code}net use r: \\\\dc01.gallien.local\\daten{/xtypo_code}
Letztlich geht es aber auch über die IP-Adresse des Servers:
{xtypo_code}net use s: \\\\192.168.100.150\\daten{/xtypo_code}
Bei älteren Serienbriefen ist es leider so, dass Word Datenquellen mit DNS-Namen im Pfad nicht erkennt und ständig nach der Datenquelle fragt.
Nutzen Sie also bei Anwendung von Word-Serienbriefen die Zuweisung der Laufwerksbuchstaben in der Form
{xtypo_code}net use q: \\\\dc01\\daten{/xtypo_code}
Alternativ kann die Datenquelle auch direkt über den UNC-Pfad gewähtl werden (siehe oben "Probleme mit der Anbindung von Datenquellen über UNC-Pfade").
ENDE DES WORKSHOPS
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