Serienbriefe mit Excel als Datenquelle

Excel übergibt manche Werte (gerade Währungen) nicht mit dem Format. Daher ist es nötig, diese Zellen unter Word zu formatieren. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Felder formatieren.

Betrachten Sie zunächst die folgende Excel Tabelle. Der Betrag 120 ist der Wert der Zelle (wie er auch in dem Bearbeitungsleiste steht). Das Format "Buchhaltung" formatiert in Excel die zwei Nachkommastellen und das Euro-Symbol hinter der Zahl.

...

Es gibt also das Format und den Wert in dieser Zelle.

Im Serienbrief wird das Seriendruckfeld "Betrag" nur mit dem Wert übernommen. Damit steht in diesem Fall nur die "120".

Um auch in Word ein Format auf das Seriendruckfeld zu setzen, können Sie wie folgt vorgehen: Betätigen Sie die Tastenkombination

[ALT] + [F9]

Damit zeigt Word nun alle Felder mit Ihren Feldfunktionen. Die Feldfunktion "MERGEFIELD" wird ein Seriendruckfeld mit dem entsprechenden Namen an dieser Stelle ausgeben.

Alternativ können Sie einen Rechtsklick auf das Feld machen und aus dem Kontextmenü den Menüpunkt "Feldfunktion ein/aus" wählen.

Damit erscheint nur an dieser Stelle die Feldfunktion.

Egal wie Sie hierher gekommen sind, in diesem Zustand können Sie die Formatierung in das grau hinterlegte Feld schreiben.

Eine Möglichkeit wäre, ein Währungsformat auf das Seriendruckfeld anzuwenden:

{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00 €" }

Damit wird der Wert auf zwei Nachkommastellen gerundet (sollten keine Nachkommastellen vorhanden sein, werden wenigstens zwei Nullen dargestellt).

Ist dies geschehen können Sie wieder zum Ergebnis der Feldfunktion schalten.

Betätigen Sie die Taste [F9], um das Feld zu aktualisieren und ggf. die Tastenkombination [ALT] + [F9], falls Sie noch in der Ansicht mit den Feldfunktionen sind.

ENDE DES WORKSHOPS

Weitere Informationen zum Thema Formatierung von Feldern im Internet

• Beitrag "Antwortsammlung: Zahlen werden in Word nicht richtig zusammengeführt" auf office.microsoft.com