Makro für Dokumentvorlagen

In der Symolleiste für den Schnellzugriff lässt sich das Symbol "Neu" einblenden.

Über einen Klick auf das Symbol "Neu" wird sofort ein leeres Dokument geöffnet.

Das was den Befehl ausmacht, ist u. a. seine Geschwindigkeit. Ungeachtet der Tastenkombination [STRG] + [N], kann man mit einem Klick die Aktion ausführen, die direkt zum Ziel führt.

Es wäre schön, wenn es eine Möglichkeit gäbe, alle möglichen Aktionen in Word so zu automatisieren, dass man sie per Mausklick (auch gern per Tastenkombination) ausführen kann.

Als Beispiel nehme ich mal den Briefkopf. Ich nutze täglich mehrfach den Briefkopf als Vorlage, um Schreiben an die Kunden zu verfassen. Die Tätigkeit, die ich dabei ausführe werden durch die folgenden fünf Klicks beschrieben:

1. Klick auf "Datei"
2. Klick auf "Neu"
3. Klick auf "Meine Vorlagen"
4. Klick auf die Vorlage "Briefkopf.dotx"
5. Klick auf "OK"

D. h. für jeden Brief, den ich schreibe benötige ich mindestens diese fünf Klicks. Doch dann habe ich ein neues Dokument, dass auf Basis der Vorlage "Briefkopf.dotx" erstellt wurde, vor mir.

Genau hier kommen nun die Makros in Spiel.

{xtypo_info}Wie man eine Dokumentenvorlage erstellt beschreibt der Beitrag "Schneller arbeiten mit Word - Briefkopf als Vorlage".{/xtypo_info}

Definition: Ein Makro nimmt alle Klicks innerhalb von Word auf, die ich im Aufzeichnungsmodus durchführe. Diese "aufgezeichneten" Klicks werden unter einem Namen gespeichert, dem Namen des Makros. Am leichtestens ist dies zu sehen, wenn wir genau die fünf Klicks von oben einfach mal "aufzeichnen".

Aufzeichnen eines Makros

Ich selbst habe bereits eine Vorlage, die ich mit den nächsten Schritten öffnen werde. Sollten Sie keine Vorlage haben, lesen Sie den Beitrag einfach ohne ihn nebenbei "mitzuklicken" oder nutzen Sie den Beitrag "Schneller arbeiten mit Word - Briefkopf als Vorlage" um sich "schnell" (ca. 45 Minuten dauert das durcharbeiten des genannten Beitrags) eine Voralge zu erstellen.

Um ein Makro aufzuzeichnen nutzen Sie im Register "Ansicht" aus der Gruppe "Makos" den Befehel "Makro aufzeichnen" (ACHTUNG: Um den Befehl "Makro aufzeichn." zu sehen, müssen Sie im unteren drittel der Schaltfläche auf den "Pfeil nach unten" klicken).

Es öffnet sich der Dialog "Makro aufzeichnen".

Vergeben Sie einen passenden Namen für das Makro.

{xtypo_info}Im Makronamen nutzen Sie bitte keine Leer- oder Sonderzeichen, auch keine Umlaute oder das "ß".{/xtypo_info}

Ich selbst nutze den Namen "Briefkopf". Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "OK".

Sofort erscheint hinter dem Mauszeiger eine "Kassette", die darauf hindeutet, dass ab sofort jeder Klick aufgezeichnet wird. Ich klicke die fünf Schritte durch.

Die Schritte waren:

1. Datei
2. Neu
3. Meine Vorlagen
4. Briefkopf.dotx
5. OK

Dann sind die Schritte getan. Ich habe den neuen Briefkopf vor mir und kann die Aufzeichnung beenden (Register "Ansicht", Gruppe "Makros", Befehl "Aufzeichnung beenden").

Damit ist das Makro aufgezeichnet.

Ich schließe das neue Dokument (die Kopie der Vorlage "Briefkopf.dotx") wieder, gespeichert werden muss das neue Dokument nicht.

Um zu kontrollieren, ob das Makro auch wirklich läuft, klicke ich nun im Register "Ansicht", in der Gruppe "Makros" direkt auf den Befehl "Makros".

Es öffnet sich der Dialog "Makros". Dort sehen Sie das gerade aufgezeichnete Makro "Briefkopf". Wählen Sie das Makro "Briefkopf" aus und klicken Sie dann auf die Schaltlfäche "Ausführen".

"Zack" ... keine Sekunde später ... und der Briefkopf ist wieder vor ihnen.

Damit ist klar, das Makro funktioniert. Das Dokument kann wieder geschlossen werden, auch hier muss nichts gespeichert werden.

Makro in die Symbolleiste für den Schnellzugriff setzen

Im nächsten Schritt setzen wir das soeben erzeugte und getestet Makro in die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Hierzu klicken Sie auf den "schwarzen Pfeil nach unten" in der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen den Menüpunkt "Weitere Befehle..." aus dem Menü.

Es öffnet sich der Dialog "Word-Optionen".

Wählen Sie aus der Liste "Befehle auwählen" statt "Häufig verwendete Befehle" den Eintrag "Makros". Es werden die Makros (in meinem Fall nur eines) angezeigt. Wählen Sie das Makro "Normal.NewMakros.Briefkopf" aus ...

... und klicken Sie anschließend auf die Schaltlfäche "Hinzufügen". Damit wird das Makro als Befehl in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufgenommen. Wählen Sie dann in der rechten Spalte das Makro aus, ...

... und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Ändern". Es öffnet sich der Dialog "Schaltfläche Ändern". Modifizieren Sie den Anzeigenamen (ich schreibe dort nur "Briefkopf" hinein) und wählen Sie ein Symbol für den Befehl (ich nutze den Smiley). Klicken Sie abschließend auf OK.

Dann nochmals auf OK, um den Dialog "Word-Optionen" zu schließen.

In der "Symbolleiste für den Schnellzugriff" lächelt uns der Smiley entgegeben. Ein Klick auf den "Smiley" ...

... und der neue Briefkopf ist vor uns.

Das war's auch schon. Das Makro ist fertig. Das Makro kann per Mausklick gestartet werden. Damit haben wir etwas automatisiert.

Was Sie noch alles automatisieren und als Befehl ablegen können, bleibt allein Ihrer Phantasie überlassen. Im Beitrag "Makros für den Druck" ist ein Beispiel, wie man den Ausdruck über Makros steuern kann. Aber auch das Anbinden von Serienbriefen an eine Datenquelle lässt sich automatisieren, falls die Datenquelle immer gleich bleibt. Betrachten Sie selbst ihren Word-Arbeits-Alltag. Gibt es innerhalb von Word, Schritte, die Sie immer wieder durchführen? Wenn ja, lohnt sich ggf. das Aufzeichnen als Makro.

...

Letztlich noch ein Hinweis: Das "Öffnen einer Vorlage" habe ich gewählt, da es leicht nachzuvollziehen ist. Genauso schnell öffnen Sie natürlich auch Vorlagen, wenn Sie eine Verknüpfung der Vorlage auf den Desktop legen ...

... und später darauf einen Doppelklick machen.

Dies aber nur zur Information.

ENDE DES WORKSHOPS